Règles de gestion

Cette fonctionnalité vous permet de paramétrer les règles de gestion qui seront appliquées aux e-mails entrants, avant les règles de routage. Avant de débuter votre saisie, il est conseillé d'avoir créé les formulaires et les scripts pouvant être utilisés lors du paramétrage. Lorsque ceci est fait, vous pouvez démarrer la création des règles.

 

Vue d'ensemble

Cette fonctionnalité est accessible dans le menu Administration > Tenants > Espaces clients > Gestion des règles > Règles de gestion. A l'ouverture du menu, Unified affiche par défaut toutes les règles de gestion :

Elles sont classées dans un ordre défini arbitrairement par l'utilisateur. Vous pouvez visualiser pour chacune d'elles :

• les actions disponibles (matérialisées par des icônes),

• la date de dernière modification,

• le nom de l'utilisateur ayant effectué l'action,

• le nom de la règle de gestion, en gras.

A partir de l'écran d'accueil

	Créer une règle de gestion
	Dupliquer une règle de gestion
	Supprimer une règle de gestion
	Ordonner les règles de gestion

Filtrer les règles de gestion

Par défaut, l'écran d'accueil affiche la liste de toutes les règles de gestion existantes. Vous pouvez néanmoins la filtrer pour ne visualiser que certaines d'entre elles.

1. Dans l'onglet Administration, cliquez sur Tenants > Espaces clients > Gestion des règles > Règles de gestion.

2. Dans le champ Visualiser situé au-dessus de la liste, sélectionnez le type de règles à afficher :

Les règles actives : affichent uniquement les règles de gestion actuellement en production sur l'espace client.

Règles inactives : affichent uniquement les règles de gestion qui ne sont pas en production (ne sont pas appliquées).

La liste est immédiatement filtrée.

Créer une règle de gestion

Une règle de gestion définit les conditions selon lesquelles elle se déclenche et les actions à exécuter dans ce cas.

1. Dans l'onglet Administration, cliquez sur Tenants > Espaces clients > Gestion des règles > Règles de gestion.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter une règle (ou sur l'icône d'une règle de gestion existante).

Unified ajoute une nouvelle règle dans la liste, en dernière position. Par défaut, elle est nommée Règle N.

3. Cliquez sur la règle tout juste ajoutée.

4. Saisissez un nom identifiant clairement la règle.

Par défaut, il s'agit de Règle N ; N étant un numéro incrémenté automatiquement à chaque ajout.

5. Saisissez un commentaire pour décrire l'objet de la règle en cours de création.

Il est recommandé de le renseigner pour différencier les règles dans le menu. En effet, ce commentaire apparaît dans une info-bulle lorsque vous passez le curseur de la souris sur le bloc.

6. Paramétrez les conditions de déclenchement de la règle de gestion.

7. Définissez les actions à exécuter quand les conditions sont remplies.

8. Cliquez sur Valider pour créer la règle.

Activer une règle de gestion

La création seule d'une règle ne suffit pas : elle doit être appliquée à l'espace client pour être prise en compte par le moteur de routage. Une règle active est matérialisée dans l'interface par sa couleur plus foncée.

1. Dans l'onglet Administration, cliquez sur Tenants > Espaces clients > Gestion des règles > Règles de gestion.

2. Cochez, dans la liste, les règles de gestion à activer.

3. Cliquez sur le bouton Appliquer les règles sélectionnées, situé en bas de l'écran.

Unified confirme la réussite de l'action.

Modifier une règle de gestion

Il est possible de consulter ou modifier une règle de gestion à n'importe quel moment, même si elle est active.

1. Dans l'onglet Administration, cliquez sur Tenants > Espaces clients > Gestion des règles > Règles de gestion.

2. Cliquez sur la règle de gestion à modifier.

3. Effectuez les modifications souhaitées.

4. Cliquez sur le bouton Valider pour sauvegarder votre saisie.

Unified confirme la réussite de l'action.

Dupliquer une règle de gestion

Cette action est possible à n'importe quel moment, même si la règle de gestion est active. Cette procédure est pratique car elle permet de créer rapidement une règle par copie d'une existante. Unified ajoute alors la nouvelle règle dans la liste en la nommant (Copie)...

1. Dans l'onglet Administration, cliquez sur Tenants > Espaces clients > Gestion des règles > Règles de gestion.

2. Cliquez sur l'icône Copie () de la règle de gestion à dupliquer.

Unified ajoute immédiatement la nouvelle règle dans la liste, en dernière position.

Désactiver une règle de gestion

Toute règle désactivée n'est plus appliquée à l'espace client concerné.

1. Dans l'onglet Administration, cliquez sur Tenants > Espaces clients > Gestion des règles > Règles de gestion.

2. Cochez, dans la liste, les règles de gestion à désactiver.

3. Cliquez sur le bouton Désactiver règles sélectionnées situé en bas de l'écran.

Unified confirme la réussite de l'action.

Supprimer une règle de gestion

Lorsque vous supprimez une règle, Unified réordonne automatiquement les règles restantes. A noter que la suppression peut être unitaire ou faite en masse sur une sélection de votre choix.

1. Dans l'onglet Administration, cliquez sur Tenants > Espaces clients > Gestion des règles > Règles de gestion.

2. Cochez, dans la liste, les règles de gestion à supprimer.

3. Cliquez sur le bouton Supprimer () ou sur celui situé en bas de l'écran.

Unified vous demande de confirmer cette action.

4. Cliquez sur Oui.

La règle est définitivement supprimée et la liste est automatiquement réordonnée.

Ordonner les règles de gestion

Lorsque plusieurs règles ont été définies, il est impératif de les ordonner pour déterminer leur ordre d'exécution. Par défaut, toute nouvelle règle est ajoutée en dernière position de la liste.

Attention : si l'ordre des règles de gestion est modifié, il est nécessaire d'appliquer de nouveau au moins l'une des règles en cliquant sur le bouton Appliquer les règles sélectionnées afin que le changement soit pris en compte. A défaut, l'ancien ordre continuera à être utilisé.

1. Dans l'onglet Administration, cliquez sur Tenants > Espaces clients > Gestion des règles > Règles de gestion.

2. Cliquez sur le bouton Déplacer cette règle () tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, puis glissez-la au rang souhaité dans la liste.

3. Cliquez sur le bouton Appliquer les règles sélectionnées.

Exporter les règles de gestion

Il est possible d'exporter le contenu des règles de gestion de votre choix, dans un fichier GestionRulesExport.csv. Les données exportées sont le type de règle (gestion ou routage), son nom, son commentaire et son statut.

1. Dans l'onglet Administration, cliquez sur Tenants > Espaces clients > Gestion des règles > Règles de gestion.

2. Cochez, dans la liste, les règles de gestion à exporter.

3. Cliquez sur le bouton Exporter règles.

Une fenêtre s'ouvre : elle vous propose d'ouvrir le fichier avec un tableur (Microsoft Excel™ par exemple) ou de l'enregistrer sur votre ordinateur.

4. Cochez l'option souhaitée puis cliquez sur OK : Unified génère le fichier d'export.

Vous pouvez à présent le récupérer et exploiter les données contenues.

 

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